Las claves del Smart Working: mucho más que teletrabajo

Smart Working, trabajo inteligente

Desde hace algún tiempo, pero, sobre todo, a raíz de la pandemia y las crisis posteriores, el mercado laboral vive una revolución enorme. Una serie de transformaciones que, empujadas por la necesidad de atraer y retener al talento, ganar en competitividad y ser más resiliente, están llevando a las organizaciones a redefinir la gestión de personas.

En este sentido, otra de las tendencias de las que se está hablando mucho es el Smart Working, una forma de trabajar que, aunque puede confundirse con el teletrabajo, va mucho más allá. La receta: apostar por la flexibilidad laboral y la digitalización de los procesos para incrementar la productividad, el bienestar y la satisfacción de los empleados. 

Aunque no siempre sea de fácil aplicación y, como veremos, en España aún no cuenta con un marco legal que lo sostenga, los beneficios de este modelo son importantes y ya son muchas las compañías que, en mayor o menor medida, están implantando medidas en esta dirección. 

¿Qué es (y qué no es) el Smart Working?

Todavía no existe una única definición de Smart Working, sin embargo, en un artículo reciente publicado por la Comisión Europea se hacía una descripción bastante clara de esta estrategia de gestión del talento. A saber: se trata de un modelo laboral caracterizado por un elevado nivel de flexibilidad horaria y espacial combinado con el uso de herramientas tecnológicas y orientado a resultados. 

De esta explicación podemos extraer que no debemos confundir Smart Working con teletrabajo, ya que, efectivamente, el primero puede contener al segundo, pero llega mucho más lejos. No todo el trabajo remoto es Smart Working, ya que no hablamos, únicamente, de permitir que los trabajadores lleven a cabo sus tareas desde casa, sino de que disfruten de la libertad de decidir cuándo son más productivos y desde dónde trabajarán mejor. Además, han de contar con los recursos necesarios para desempeñar sus funciones sin importar su ubicación. 

Estos son los pilares del Smart Working

Implantar un modelo Smart Working implica repensar las prácticas de la organización en lo que se refiere a la gestión de las personas tomando como base una serie de elementos. El primero de ellos ya lo hemos mencionado, se trata de la flexibilidad laboral, tanto en términos de tiempo como de espacio e, incluso, de tipo de contratación. Con ello se pretenden conseguir las condiciones laborales que más favorezcan la productividad de cada empleado. 

Por supuesto, el siguiente pilar es la digitalización de los procesos. Las tecnologías son el facilitador que permite descentralizar el acceso a los documentos, recursos y herramientas que los trabajadores necesitan para desempeñar sus tareas diarias y, también, de la colaboración que resulta imprescindible para conseguir los objetivos planteados.

Otro pilar clave es la asincronía. Como cada empleado decide cuándo trabajar, podría llegarse a conseguir una operación 24/7 en la organización. En este escenario, la responsabilidad de cada uno sería cumplir con sus objetivos y no existiría una supervisión en tiempo real, lo que nos lleva a los últimos dos pilares de este modelo. Es imposible pensar en adoptar el Smart Working sin desarrollar una cultura organizativa basada en la autonomía y la confianza. 

¿Qué ventajas tiene el Smart Working?

El Smart Working tiene muchos beneficios tanto para los trabajadores como para la empresa. Al ser un modelo flexible y basado en los resultados, los primeros mejoran la conciliación de su vida personal, familiar y profesional y se sienten más motivados, productivos y satisfechos – cuando los empleados trabajan de 40 a 50 horas semanales, 

son dos tercios menos productivos (Universidad de Stanford). Asimismo, el Smart Working impacta positivamente en su salud y bienestar, les permite reducir el tiempo y dinero invertido en los desplazamientos y aumenta su capacidad de resolución de problemas. 

Y, en lo que respecta a la empresa, puede reducir los costes relacionados con el alquiler de las oficinas y, a la hora de contratar, no se ve limitada por el espacio físico. Tampoco por la ubicación de los empleados, pudiendo acceder a un pool de talento mucho mayor. Además, se beneficia de más productividad, reduce el absentismo laboral, crea equipos más diversos e incrementa su competitividad en el mercado laboral – el 65% de los trabajadores españoles afirman que el segundo factor más importante a la hora de elegir una empresa es la conciliación (Randstad).

Estos son los retos del Smart Working

Lo acabamos de ver, las ventajas del Smart Working son muchas, pero este modelo no está exento de retos. Entre ellos, que los empleados pueden estar sometidos a más distracciones o sentirse aislados de la organización. También el hecho de que dar semejante paso implica un cambio de mentalidad a nivel de empresa. Permitir un grado de autonomía tan grande puede provocar reticencias.

Además, no todos los puestos son aptos para aplicar este modelo, solo aquellos que no dependan de la presencialidad o no estén sujetos a determinados horarios. Y, en el caso de España, todavía no existe una legislación al respecto, lo que puede generar cierta inseguridad jurídica. Es más, las normas que existen dificultan la adopción del Smart Working. Esto es lo que sucede con la Ley de trabajo a distancia (Ley 10/2021 de 9 de julio) que limita la libertad horaria en pro de derechos como la desconexión digital y establece el control horario para evitar las horas extra no remuneradas. 

Pese a esto, no son pocas las empresas que ya están aplicando medidas alineadas con el Smart Working en nuestro país. Como Heineken, que ha puesto en marcha un modelo muy flexible e híbrido en cuyo desarrollo han colaborado sus trabajadores. O Henkel, que, desde 2020, combina trabajo presencial y remoto basándose en una cultura de confianza y con un enfoque orientado a resultados. Vodafone es otro caso de éxito. La compañía ha creado Office in a Box, un conjunto de herramientas para sus trabajadores remotos.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de implementar el Smart Working?

Para implementar con éxito el Smart Working, las empresas deben tener muy claro que este modelo no es un ente aislado y tampoco puede ser fruto de la improvisación, sino que forma parte de su modelo operativo y ha de estar alineado con la estrategia comercial. Además, es fundamental tener en cuenta una serie de recomendaciones. Así, para que el sistema sea eficiente, es imprescindible dotar a los empleados de los recursos tecnológicos adecuados, desde ordenadores y teléfonos, hasta software. En este sentido, también es importante garantizar la seguridad y la privacidad de los datos y, sobre todo, a la hora de invertir, ser consciente de que no existen soluciones de talla única. 

Asimismo, todos los empleados deben ser capaces de utilizar las nuevas herramientas, resolver posibles incidencias, estar al día de aspectos como la ciberseguridad o la privacidad de los datos y, por supuesto, de trabajar orientados a resultados. Para conseguirlo es necesario invertir en una formación personalizada que cubra tanto habilidades técnicas como soft skills. 

Otra recomendación clave es establecer un flujo de trabajo y unos objetivos claros. De esta manera, todos los equipos sabrán hacia dónde tienen que dirigirse. Y, en el caso del trabajo presencial, los espacios de oficina deberán transformarse para favorecer la colaboración, formal e informal, la creatividad y la flexibilidad. Se suele aconsejar que no haya puestos asignados, sino que estos puedan utilizarse a conveniencia. Además, para evitar que los empleados se desconecten de la empresa, es importante reforzar la cultura corporativa con acciones dirigidas a incrementar el compromiso. 

Finalmente, como puede intuirse a partir de estos consejos, los responsables de equipo juegan un rol clave en el éxito del modelo. Así, han de recibir la capacitación necesaria para poder inspirar a los trabajadores, gestionar equipos híbridos, comunicarse de forma clara, facilitar la colaboración, orientar a resultados o resolver problemas de forma creativa. 

Las empresas se enfrentan a retos importantes. Unos retos que pueden amenazar su supervivencia a futuro. Entre ellos, la brecha de habilidades, el problema de la baja productividad o un mercado cambiante que requiere de una mayor agilidad. La solución es apostar por la digitalización y una nueva forma de trabajar más eficiente y flexible que permita a la plantilla dar lo mejor de sí misma. Precisamente esa es la gran baza del Smart Working. 

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