Aprovecha las entrevistas de salida para frenar la rotación de empleados

En los últimos dos años, el reto de la rotación de personal se ha recrudecido. En Amazon, por ejemplo, entre marzo y julio de este mismo año, casi 100.000 trabajadores de todo el mundo dejaron sus puestos de trabajo (GeekWire). Y, centrándonos en España, según datos de la Seguridad Social, de enero a julio de 2022, 38.575 empleados con contrato indefinido renunciaron a su empleo de forma voluntaria. 

Es cierto que en nuestro país no puede hablarse de una Gran Renuncia como tal – apenas el 5% de los trabajadores españoles contempla una elevada posibilidad de dejar su trabajo sin encontrar otro antes (Adecco). Sin embargo, la competencia en el mercado laboral existe y, en marzo, teníamos más de 100.000 vacantes sin cubrir (Cepyme). Sin olvidar el enorme coste que tiene para las empresas la rotación – según datos de SHRM, reemplazar a un empleado puede llegar a costar entre el 90% y el 200% de su salario anual. 

Aprovechar las entrevistas a los empleados que se van para obtener información de valor sobre cómo está funcionando la organización, puede ser de gran ayuda para minimizar estas salidas.

Una herramienta poderosa y asequible para las empresas

Las entrevistas de salida tienen numerosos beneficios para el empleador. El principal es que ayuda a incrementar la satisfacción de los empleados y a reducir la rotación, ya que, conocer qué está haciendo bien y qué necesita mejorar, permite realizar ajustes para maximizar la experiencia de toda la plantilla. Además, esta técnica también permite obtener información sobre cómo está gestionando el talento la competencia u optimizar múltiples procesos dentro de la organización. 

Finalmente, una buena entrevista de salida hace que los empleados que se van se sientan respetados y valorados, facilitando que recomienden la empresa a potenciales candidatos o abriendo la puerta a retomar la relación laboral en el futuro, en el caso de que se trate de un talento de valor para la organización.

¿Quién debe realizar la entrevista de salida?

Las entrevistas de salida llevan años realizándose, pero no todas las empresas han sabido extraer todo su potencial. Una encuesta realizada por Burke a mediados de la pasada década indica que, aunque más del 90% de las empresas de la lista Fortune 500 las llevaba a cabo, solo cerca del 40% las consideraba una práctica exitosa. La razón es simple, para que las entrevistas de salida ofrezcan beneficios deben tenerse en cuenta una serie de elementos. El primero de ellos, el entrevistador. 

Un estudio reciente de Harvard Business Review indica que el perfil que más habitualmente realiza las entrevistas de salida es el de un profesional de RRHH (71%), pero sigue existiendo un 19% de empresas que dejan esta tarea en manos del responsable directo. Teniendo en cuenta que, según DDI, el 57% de las personas dejan sus puestos de trabajo por sus gerentes, esta última opción quizás no es la más acertada. 

A la hora de realizar una entrevista de salida, la prioridad es extraer un feedback sincero por parte del empleado que se va sobre cómo la empresa puede mejorar la experiencia de su plantilla. Para lograr ese objetivo, es vital que el responsable directo de dicho empleado no sea quien le entreviste y, ni siquiera, esté presente. El entrevistador debe ser visto como alguien imparcial. Aunque se puede contratar a alguien externo, la opción perfecta es un profesional del departamento de RRHH, ya que tiene entrenamiento en escucha activa, conoce las responsabilidades del empleado y puede adoptar una posición neutral con respecto a sus motivos para dejar la empresa. 

¿Qué formato debe tener la entrevista de salida?

En lo que respecta al formato de las entrevistas de salida, tampoco existen soluciones únicas. Dependerá de las características concretas de cada empresa. Dicho esto, sí podemos enumerar algunos aspectos a tener en cuenta. Como el momento en el que se realizará la entrevista. Lo más frecuente es hacerlo una vez el empleado ha anunciado sus intenciones, pero antes de que deje la empresa. Esto facilita la programación de la misma y muestra al trabajador que la compañía está muy interesada en conocer sus opiniones. Si embargo, algunos expertos consideran que entrevistar al exempleado cuando ya se ha ido, ayuda a que su feedback sea más sincero, ya que se siente menos comprometido o presionado. 

Por otro lado, la entrevista de salida puede realizarse a través de diferentes medios. El más habitual es el cara a cara, pero también puede realizarse de forma telefónica o telemática. Lo que las compañías deben valorar es que el primero proporciona cercanía y la posibilidad de repreguntar; el teléfono, sinceridad, y las encuestas/cuestionarios online, estandarización de respuestas y ahorro de tiempo. 

Finalmente, el proceso de salida puede contemplar una sola entrevista o varias. En el segundo caso, no se trata de repetir la misma conversación más de una vez, sino combinar diferentes técnicas, como la encuesta y la entrevista, en distintos momentos, antes y después de irse. El objetivo es recopilar un mayor volumen de información. 

¿Qué preguntas debe incluir la entrevista de salida?

Dos consideraciones previas antes de dar algunos ejemplos de preguntas a incluir en las entrevistas de salida. Es necesario huir de las preguntas irrelevantes, ilícitas o inapropiadas. El foco debe ser conseguir información útil para mejorar la empresa sin hacer sentir incómodo o violentar al trabajador. Además, aunque se ha de dejar espacio a la improvisación durante la entrevista, es importante tenerla preparada de antemano e ir personalizándola en la medida de lo posible. 

Son muchas las preguntas que pueden hacerse durante una entrevista de salida, pero, habitualmente, se suelen dividir en cuatro categorías. La primera de ellas, el motivo que lleva al empleado a querer irse. Aquí el entrevistador puede preguntar, entre otros aspectos, cuál es la razón concreta que le llevó a decidir dejar su puesto, si comunicó sus inquietudes a alguien dentro de la organización antes de tomar la decisión o si se ha sentido valorado. 

La segunda categoría sería la relación del trabajador con su responsable directo. Serían relevantes preguntas del tipo: ¿cómo sientes que te ha tratado tu jefe?, ¿crees que has recibido la formación y el soporte necesarios para realizar tu trabajo? o ¿ha existido un equilibrio en el reparto de la carga de trabajo? Por otro lado, para conocer la opinión del trabajador sobre la organización en general, incluidas las condiciones laborales, el entrevistador puede empezar por preguntas abiertas como ¿qué haría de esta empresa un lugar mejor para trabajar?, seguidas de otras más concretas sobre la compensación y los beneficios, la cultura corporativa o el entorno laboral. 

Finalmente, la cuarta categoría sería cómo se ha sentido el empleado con respecto a su rol. En este caso son adecuadas preguntas como: ¿tu trabajo fue como esperabas?, ¿cómo debería describirse tu rol? o ¿ha cambiado tu rol a lo largo del tiempo?

Asimismo, si el empleado es un talento valioso para la empresa, no está de más preguntarle si consideraría volver a trabajar en ella en el futuro. Y, por su puesto, terminar con una pregunta abierta para que pueda compartir inquietudes sobre áreas que hayan podido quedar fuera de la entrevista. 

La entrevista de salida puede ser incómoda para los empleados

Mantener una entrevista de salida podría resultar violento para algunas personas. Si la empresa quiere conseguir respuestas sinceras es imprescindible que se esfuerce al máximo para relajar el ambiente, por ejemplo, realizando la entrevista en un entorno lo más privado posible y siempre con un solo entrevistador. También ayuda indicar al empleado que no está obligado a responder y pedirle permiso para compartir sus respuestas. 

Otras recomendaciones serían: explicar claramente que el objetivo de la entrevista de salida es mejorar la organización, no evaluar su rendimiento. Mencionar sus logros, mostrar empatía y apoyo, agradecerle el tiempo que ha dedicado a responder y darle la oportunidad de desahogarse. 

Todo es más fácil si se han hecho los deberes. Cuando los empleados saben que existe la entrevista de salida desde el mismo momento de su contratación, la incomodidad se minimiza y se obtienen mejores resultados. Por eso es importante que la empresa cuente con un protocolo formal de salida y cree una cultura abierta basada en la mejora continua. 

¿Qué hacer con los resultados?

Con las respuestas obtenidas a través de las entrevistas de salida, las compañías pueden mejorar áreas como el reclutamiento, el onboarding, la gestión del rendimiento, la DEI (Diversidad, Equidad e Inclusión), la compensación y los beneficios, la formación de los líderes y un largo etcétera. Pero, para ello, es importante convertir la información en acción. Tratar las entrevistas en conjunto para poder extraer patrones y lograr un cambio efectivo en la organización.

Además, a la hora de transmitir el feedback a los responsables para ajustar su gestión del talento, es más efectivo si se comunica en forma de consejos claros y prácticos, en lugar de proporcionarles las respuestas de los extrabajadores sin tratar.La marcha de un empleado nunca es un momento agradable, pero, llevando a cabo una buena entrevista de salida, las empresas pueden suavizarlo y aprovecharlo para minimizar la rotación y prepararse para el futuro. En este sentido, una última recomendación: las entrevistas de salida son muy útiles, pero no es necesario esperar a ese momento para obtener feedback de los empleados, el éxito está en combinarlas con otras técnicas, como las entrevistas de permanencia.

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