Con un 43%, uno de los principales retos empresariales es incrementar el rendimiento y la productividad de los empleados (Randstad y CEOE). Es lógico cuando las personas son el mayor activo de cualquier organización. Alcanzar los objetivos de negocio pasa por involucrar a las personas y lograr que los trabajadores (a nosotros no gusta más el término colaboradores) den lo mejor de sí mismos. Y para ello, es imprescindible crear un buen entorno laboral.
Se trata de una preocupación que viene de lejos. De hecho, hoy os hablaremos de una herramienta que nació en Japón a mediados del siglo XX y que sigue siendo uno de los pilares de los enfoques Kaizen y Lean. Nos referimos a la Metodología 5S, diseñada específicamente para crear un espacio de trabajo más organizado y productivo.
¿Qué es la Metodología 5S?
La Metodología 5S forma parte del Toyota Production System. Es decir, el sistema que utiliza la marca Toyota para producir sus vehículos. Sakichi y Kiichiro Toyota, junto al ingeniero Taiichi Ohno, la crearon con una idea en mente: empoderar a sus trabajadores. En el sentido de estimular su responsabilidad y autonomía para con sus puestos de trabajo.
Si tuviéramos que definir en pocas palabras en qué consiste, podríamos recurrir a la expresión “un lugar para cada cosa y cada cosa en su sitio”.
Las cinco S que le dan nombre son las iniciales de cinco palabras japonesas que describen cada uno de los pasos que lo conforman. Dichas palabras son: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Su traducción podría ser Separar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Sostener.
Una metodología creada para impulsar la productividad
Aunque su origen esté vinculado a la industria, la Metodología 5S puede aplicarse a todo tipo de puestos de trabajo. Tanto físicos como online. Por lo que resulta útil para empresas de cualquier sector. De ahí, su popularidad creciente.
Entre sus beneficios destaca una mejora de la eficiencia y la productividad a través de un espacio organizado en el que encontrar cualquier herramienta, información, documento, etc. es mucho más rápido, permitiendo al trabajador enfocarse en sus tareas. Además, maximiza el uso de los recursos y reduce costes; impulsa la calidad del trabajo, minimizando los errores; incrementa la seguridad, facilitando la detección de deficiencias y riesgos; aumenta la satisfacción y la motivación del personal y ayuda a crear buenos hábitos.
¿Cómo se aplica la Metodología 5S?
Como decíamos, la Metodología 5S es un proceso formado por cinco pasos. A continuación, os explicamos brevemente en qué consiste cada uno de ellos:
- Seiri o Separar. En esta primera fase el objetivo es separar los elementos necesarios de los innecesarios. En este sentido, podemos aplicar distintos criterios y establecer varias categorías en función de su cantidad, utilidad, frecuencia de uso, etc. Aquellos que se consideren totalmente innecesarios deberán reciclarse o desecharse.
- Seiton u Ordenar. Una vez identificado qué debe eliminarse, es necesario organizar el resto de los elementos. Cada uno de ellos ha de tener su lugar y los que vayan a utilizarse de forma más frecuente deberán ser más accesibles para favorecer la ergonomía. Agrupar aquellos elementos que sean similares, utilizar marcas visuales o contenedores puede resultar muy útil.
- Seiso o Limpiar. No se trata solo de higienizar el espacio de trabajo, sino de inspeccionar los distintos elementos que hay en él para asegurarse de que están en perfectas condiciones. Esta fase debe realizarse regularmente para identificar posibles incidencias.
- Seiketsu o Estandarizar. Gracias a la estandarización, es decir al establecimiento de procedimientos, la Metodología 5S es trasladable a otros departamentos, áreas de trabajo, oficinas, etc. Dentro de esta estandarización serán claves los cronogramas de tareas o las listas de verificación, entre otras herramientas.
- Shitsuke o Sostener. La última fase de la Metodología 5S persigue crear el hábito que permitirá mantener ese método en el tiempo, de esta manera podrá extraerse el máximo beneficio. Realizar auditorías periódicamente, re-capacitar a los empleados, mostrarles qué es lo que se espera de ellos y escucharles es fundamental en esta etapa.
¿Cómo integrar la Metodología 5S en la empresa?
Además de su funcionamiento como tal, que ya os hemos explicado en el anterior apartado, existen otros aspectos a tener en cuenta antes de implementar la Metodología 5S en una organización. Como cualquier cambio cultural, puede provocar resistencias. Para evitarlo es imprescindible dejar muy claro cuál es su propósito y qué beneficios se extraerán. Más allá de una reunión explicativa o de un email que recoja las ventajas, el papel de Recursos Humanos escuchando y acompañando el cambio, es fundamental.
Claro que será necesario establecer objetivos, determinar qué equipos se verán afectados y quién liderará el proyecto. Y de eso se encargará el/los Project Managers de la implantación de esta metodología (ya sean interno o externo. Seguro que también diseñarán la hoja de ruta para la implementación y darán la formación técnica. Sin embargo es fundamental atender a las personas, escuchar lo que les pasa con los cambios y hacer un seguimiento de todo el proceso para poder garantizar, no solo su éxito a corto plazo, sino prever posibles conflictos de intereses, y asegurar que los cambios y los beneficios subsiguientes se mantengan en el tiempo.
En resumen
Para aquellas organizaciones que están buscando la forma de impulsar la productividad de sus colaboradores, invertir en crear un espacio de trabajo que favorezca su concentración y motivación puede ser la clave. Este es el tipo de ventajas que lleva años ofreciendo la Metodología 5S y que grandes corporaciones como Boeing, Johnson & Johnson o Nike ya han aprovechado.
Sin embargo, antes de dar el paso, es importante tener presente que toda transformación de la cultura organizativa implica retos. Unos retos que solo podrán abordarse realizando una adecuada gestión del cambio. Una vez más, el profesional de RRHH se revela como una pieza fundamental para el éxito de su organización, tomando un papel de liderazgo a la hora de impulsar, coordinar o acompañar la transformación de su organización.
