El Job Shadowing como proceso de onboarding. 

En un momento en el que contar con el talento necesario supone todo un reto. En 2022, el 45% de las empresas vio cómo su tasa de rotación voluntaria crecía. En 2023, esta ha mantenido casi un 20% más alta que antes de la COVID-19 (Randstad). El onboarding es un proceso vital dentro de la gestión de los RRHH.  

Si se hace correctamente, crea las bases de una relación larga y enriquecedora para empleados y empleadores. Sin embargo, si se descuida, puede perjudicar la capacidad de retención de las compañías.  

Los datos indican que esta última opción es la que prima. Así, según un informe reciente elaborado por LLyC en colaboración con DCH; el 75% de los profesionales tienen un mal recuerdo de su proceso de onboarding. Es común vivir situaciones de estrés, abandono o soledad, y esta percepción motiva que el 21% de las nuevas incorporaciones acaben abandonando su puesto.  

Ser creativo es muy importante. Los profesionales de la función cuentan con herramientas cuya eficacia ya ha sido probada. Una de ellas, el Job Shadowing, un método de formación basado en la observación directa que beneficia a todos los actores implicados. El Job Shadowing requiere analizar el talento interno previamente. Es por eso por lo que desde CEINSA somos partidarios de que las organizaciones dispongan de un Mapa de Talento desde el que pilotar el desarrollo de las personas. ¿Queréis saber por qué? 

El Job Shadowing en pocas palabras 

Tal y como avanzábamos, el Job Shadowing es un tipo de formación laboral. Un empleado aprende de otro con más experiencia observándole durante un período de tiempo concreto. Se suele emplear para capacitar a las nuevas incorporaciones. También puede utilizarse para que un trabajador que ya estaba en plantilla desarrolle nuevas habilidades; marcando como objetivo crecer dentro de su propio rol o en uno nuevo.  

Tipos de Job Shadowing:

  • El tradicional.
  • El reverso, en el que es el trabajador experto el que observa al “nuevo” hacer las tareas.
  • El ejecutivo, que sirve para entrenar a los candidatos a puestos de dirección.
  • El virtual, en el que la observación se lleva a cabo a través de vídeos o videoconferencias. 

Es importante distinguir el Job Shadowing de los programas de mentoring. Las diferencias son numerosas. La principal, que en estos últimos se crea una relación entre el mentor y el mentorizado que requiere de un compromiso a largo plazo inexistente. En el caso del Job Shadowing, que puede extenderse desde unas pocas horas a algunas semanas.  

Un caso de éxito clásico es el programa de Google Googler-to-Googler (G2C). Frente al reto de formar a los nuevos empleados de su oficina de Dublín teniendo solo a tres formadores disponibles. La compañía optó por capacitar a su personal de ventas para que actuaran como facilitadores. La acogida y los resultados fueron tan buenos. Tanto por parte de los observadores como de los observados. Actualmente, este programa supone el 80% de la formación laboral impartida en la organización.  

El Mapa de Talento en el Job Shadowing  

Según explicamos en nuestro artículo, “Mapa de talento: una gestión del talento preparada para el futuro es posible” el Mapeo de Talento, o Talent Mapping, es un enfoque que permite a las empresas anticipar y cumplir con sus metas de dotación de personal a largo plazo. Y lo hace. Ccentrándose en cuáles son sus objetivos generales como empresa y en qué perfiles necesitarán para alcanzarlos, preservando y potenciando el talento existente en la organización. 

Aterrizando esta definición podemos decir que; construyendo un mapa de talento, las compañías son capaces de identificar; qué necesidades tendrán en el futuro y si su fuerza laboral podrá satisfacerlas. En el Mapa de Talento queda bien reflejado el desempeño excelente de las personas en su puesto. Servirá para detectar las personas con un perfil idóneo para facilitar el Job Shadowing y también las que requieren recibirlo. 

Los beneficios del Job Shadowing para los empleados 

Cuando hablamos de Job Shadowing, tanto observador como observado obtienen importantes beneficios. En lo que se refiere al primero; mejora su nivel de conocimiento del puesto y las tareas que le son propias. Si se trata de una nueva incorporación, les permite formar conexiones y hacerse una idea muy clara y rápida de la cultura y el ambiente laboral, sus funciones y las expectativas puestas en él. Este método también puede aplicarse de manera interdepartamental, dentro la misma organización, y, en este caso, se observa un incremento de la eficiencia y el compromiso derivado de una mejor comprensión del panorama general.   

Por otro lado, el trabajador que actúa como facilitador, tiene la oportunidad de trabajar su capacidad de liderazgo. Además, el hecho de explicar cómo hace sus tareas, le permite ganar en eficiencia identificando posibles puntos de mejora.  

Los beneficios del Job Shadowing para la empresa 

Las ventajas para los trabajadores mencionadas en el anterior apartado ya dan una idea clara de los beneficios que las empresas pueden extraer del Job Shadowing. Si bien es cierto que se reduce mucho el coste de formación a los empleados, sean nuevos o no, todavía se reduce más si la organización ha dejado claro previamente las funciones de cada persona, con las descripciones de puesto. 

Asimismo, el Job Shadowing mejora el clima laboral, ya que los empleados crean relaciones con sus pares, les comprenden mejor y colaboran. También satisface sus demandas de oportunidades de aprendizaje y desarrollo (L&D). También de movilidad interna y les demuestra que la compañía se preocupa por ellos. Todo ello redunda en una mejor capacidad de atracción y retención. 

Y, por supuesto, a través de esta metodología de formación, las compañías pueden preparar a los líderes que necesitan para conseguir sus objetivos empresariales.  

Claves para diseñar un buen programa de Job Shadowing

Para implantar con éxito un programa de Job Shadowing, es imprescindible diseñar una estrategia sólida que parta de un análisis de sus necesidades. Este análisis servirá de base para: 

  • Establecer objetivos y KPIs (acelerar la incorporación de nuevos empleados,  desarrollar habilidades nuevas en el caso de promociones internas, formar a futuros líderes, etc.) 
  • Determinar qué departamentos y empleados participarán.  

La figura del facilitador es fundamental. La persona elegida debe ser didáctica y paciente, y puede que necesite recibir una formación previa. 

Por otro lado, la comunicación es clave. Todos los participantes deben tener muy claro qué se espera de ellos y cuánto tiempo durará el programa de Job Shadowing. La empresa ha de planificar un cronograma realista que no comprometa el resto de las responsabilidades del facilitador. Además, para conseguir el apoyo de toda la plantilla, es importante explicar qué objetivo tiene implementar el programa y en qué beneficiará.  

Para conocer si se están logrando los resultados esperados, se necesita monitorizar. El feedback es esencial para detectar si se han cumplido los objetivos de aprendizaje. También ayuda a identificar áreas que requieran refuerzo. Además, permite determinar si el programa puede mejorarse.

Como hemos visto, el Job Shadowing es una herramienta verdaderamente poderosa. Con una inversión moderada de tiempo y costes, permite a las empresas incrementar significativamente el éxito de sus procesos de onboarding.  

Ahora bien, aunque el coste sea menor que el de otros métodos sigue requiriendo un esfuerzo. Un esfuerzo, que con el estudio previo de la organización y desarrollando un mapa de talento adecuado y ajustado a las necesidades de la compañía, puede resultar mucho más focalizado y exitoso. Y de esta manera, RRHH contribuye de forma clara y decidida a la dimensión estratégica, cada vez más importante, de su función. 

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